这是2024年《公证法》自7月1日生效后对2014年《公证法》实施十年来的多项调整之一。
关于公证档案存储活动，2014年法律未对各类交易设定最低存储期限，仅提出一般要求。根据规定，公证文书原件及其他公证档案材料必须在公证执业机构总部保存至少20年。
新法第68条按交易重要程度分类设定了相应最低存储时限。具体而言，涉及不动产的交易，法律要求公证执业机构在总部保存档案至少30年；其他交易至少保存10年。
在总部外存储需获得公证机构所在地司法厅批准。
详见：公证档案保管规定
根据7月1日生效的《公证法》，公证执业机构须将不动产交易档案保存至少30年，其他类型交易至少保存10年。 图片：海书
新法不仅规定期限，还强化了公证档案保管要求。公证执业机构须采取严密防火、防爆、防潮、防虫措施确保档案安全。
若机构解散或终止运营，须与同省其他公证执业机构达成协议移交档案。
公证文书副本发放规定亦更加严格。2024年法律第69条规定，仅当国家机关要求或交易相关方申请时方可发放副本。涉及权利人的副本发放需获得公证申请人同意。
若公证申请人死亡或法人终止，需取得继承人或权利义务承继者同意。此系旧法未作规定的要求。
所有纸质公证档案须完成数字化
新法规定，7月1日起公民可办理电子公证和在线公证。
根据实施细则的第104/2025号议定，7月1日后的交易，公证执业机构须将纸质档案转化为数据电文进行电子存储。此前产生的档案也需由管理机构完成数字化转换。
司法辅助局统计显示，越南现有3220名公证员和1298家公证执业机构。 图片：范预
数字化后的公证档案内容须与纸质原件完全一致，并经公证机构数字签名确认。存储期限遵循第68条规定。
已数字化的纸质档案原件仍需遵守最低存储期限（不动产30年/其他10年）。档案中非原件的纸质材料至少保存5年（第104/2025号议定第59条）。
电子公证档案需实时同步至国家数据库，满足长期存储、检查监督及跨部门共享需求，信息安全等级需达3级以上。
河内市二征夫人郡居民范氏讲（52岁）认为，电子存档和档案数字化规定科学便利，能有效防范火灾、自然灾害导致的文件遗失，确保数据可追溯性和安全性。
“特别是土地交易这类跨代传承的重要资产，延长存储期并转为电子存档消除了民众后顾之忧。”她表示。
根据2015年《网络安全法》第21条，信息系统安全等级分为5级。第3级指遭破坏将严重危害生产、公共利益、社会秩序或国防安全的情形。
2024年《公证法》将于2025年7月1日生效，共8章76条，较旧法减少2章5条。
海书
